מתי עדיף לא לבנות לעסק בוט או אוטומציה

אולי מוזר לקרוא את זה מסוכנות שבונה אוטומציות, אבל יש עסקים שלא צריכים אותן, לפחות לא עכשיו. ויש מקרים שבוט רק מזיק. הוא מרחיק לקוחות, עולה כסף, ומוסיף עוד משהו שצריך לתחזק בלי לחסוך כלום.

בשנים האחרונות כולם מדברים על בינה מלאכותית, תוכנות שיודעות לכתוב ולנהל שיחה. זה כלי חזק, אבל כלי חזק במקום הלא נכון זו עדיין טעות. לא מעט בעלי עסקים מתקשרים אלינו ומבקשים "בוט כמו שיש לכולם", וחלק מהשיחות האלה נגמרות בזה שאנחנו ממליצים לחכות.

כשאין מספיק פניות

אוטומציה שווה משהו כשמשהו חוזר על עצמו הרבה. אם נכנסות אליכם כמה פניות בשבוע ואתם מספיקים לענות לכולן בנחת, אין מה לבנות. עדיף להשקיע קודם בלהביא עוד פניות, ולחשוב על אוטומציה כשהידיים כבר לא מספיקות.

יש יוצא דופן אחד. אם רוב הפניות מגיעות בשעות שאתם לא זמינים, נגיד שיפוצניק שנמצא כל היום באתר עבודה, גם מעט פניות יכולות להצדיק הודעה ראשונה אוטומטית. זה צעד קטן, לא מערכת.

עסקים שבהם קונים את האדם

עורכת דין לענייני משפחה, מטפל רגשי, מעצבת פנים, נגר שמתכנן מטבח לפי מידה. בעסקים כאלה השיחה הראשונה היא כבר חלק מהשירות, ובוט שמנהל אותה במקומכם מחליש בדיוק את מה שהלקוח בא בשבילו. הודעה שמאשרת שהפנייה התקבלה ואומרת מתי תתקשרו, או תזכורת לפגישה, זה בסדר גמור. את השיחה עצמה תשאירו לעצמכם.

כשכמעט כל תשובה מתחילה ב"תלוי"

בוט עובד טוב כשרוב השאלות חוזרות ויש להן תשובה קבועה. שעות פתיחה, אזור שירות, איך קובעים תור. אם כל לקוח שואל משהו אחר והמחירים משתנים מיום ליום, יהיה לו קשה.

ויש פה סכנה שכדאי שתכירו. בינה מלאכותית שלא יודעת תשובה עלולה להמציא אחת שנשמעת אמינה לגמרי. מחיר לא נכון או הבטחה שלא קיימת יכולים לעלות לכם יותר מכל מה שהבוט חסך. לכן כשאנחנו בונים בוט, הוא עונה רק על מה שהוא יודע בוודאות, וכל השאר עובר אליכם.

כשאין מי שיקבל את מה שהמערכת מעבירה

אוטומציה מביאה לכם את הפנייה מהר יותר ומסודרת יותר, אבל את המכירה עדיין עושים אתם. אם בסוף אין מי שמרים טלפון או קורא את הדוח, המערכת רק תייצר עוד רשימה של דברים שלא נעשו. וצריך גם מישהו שמסתכל מדי פעם שהיא עדיין עובדת, כי הרשאות פגות וחיבורים נשברים, ומערכת שאף אחד לא בודק יכולה לעמוד שבועות בלי שמישהו ישים לב.

לפני שמחליטים, שבו עם דף ועט

תכתבו בערך כמה פניות נכנסות אליכם בשבוע, וכמה מהן שואלות משהו שכבר עניתם עליו מאה פעם. תכתבו גם באילו שעות הן מגיעות לעומת השעות שאתם באמת זמינים. ואז השאלה שהכי הרבה אנשים מדלגים עליה: מי בעסק יטפל במה שהמערכת תעביר, ומתי.

מעט פניות, כל אחת שונה, ואתם עונים לכולן בזמן? כנראה שכרגע לא צריך כלום. הרבה שאלות חוזרות ופניות שנשארות בלי מענה בערב? יש מה לבנות. ואם אתם איפשהו באמצע, מתחילים מצעד אחד קטן, כמו הודעה ראשונה אוטומטית, תזכורת לפני פגישה או התראה לטלפון כשנכנסת פנייה מהפרסום. דברים כאלה מקימים מהר, הם לא משנים לכם את שיטת העבודה, ותוך כמה שבועות רואים אם הם עוזרים. אם לא, לא הפסדתם הרבה.

ועוד דבר על כסף. מערכת יקרה שבנו לעסק גדול לא תתאים לעסק של שלושה עובדים רק כי היא יקרה. הרבה פעמים הפתרון הנכון פשוט מאוד.

אנחנו מעדיפים להגיד "עוד לא" מאשר לבנות מערכת שלא תעבוד בשבילכם. אם אתם מתלבטים, כתבו לנו בוואטסאפ בכמה משפטים איך הפניות מגיעות אליכם היום, ונגיד לכם בכנות מה היינו עושים במקומכם.