מה לכתוב בהודעה הראשונה ללקוח שהשאיר פרטים

כמעט כל עסק ששולח הודעה אוטומטית למי שהשאיר פרטים כתב אותה פעם אחת, לפעמים לפני כמה שנים, ומאז לא נגע בה. אפשר להבין למה. היא קצרה, היא יוצאת לבד, ותמיד יש דברים דחופים יותר. אבל זו ההודעה שהלקוח פוגש עוד לפני שדיבר איתכם, ומשהו ממנה נשאר לו בראש.

מי שהגיע ממודעה לא מכיר אתכם. כל מה שהוא יודע זה מה שהיה כתוב במודעה. ההודעה הראשונה היא הפעם הראשונה שהעסק מדבר איתו ישירות, ואני מתייחס אליה כמו ללחיצת יד.

למה וואטסאפ ולא מייל

אפשר גם במייל או ב-SMS, ויש מקרים שזה מתאים. אבל אצלנו בארץ אנשים קוראים וואטסאפ. מייל אישור נקבר בין עשרות מיילים, ו-SMS מרגיש הרבה פעמים כמו פרסומת. בוואטסאפ אפשר לענות מיד, באותו מקום, וברגע שהלקוח ענה אפילו "תודה" יש ביניכם שיחה פתוחה. כשתתקשרו אחר כך, אתם כבר לא מספר לא מזוהה.

מה אני הייתי שם בהודעה

קודם כל מי אתם. שם העסק, ואם אפשר גם שם של בן אדם. "היי, כאן דנה מ..." נשמע אחרת לגמרי מ"פנייתך התקבלה".

אחר כך תזכורת קצרה על מה הוא פנה. מי שמילא שלושה טפסים באותו ערב צריך להבין מי מהשלושה אתם.

ואז מה קורה עכשיו. "נתקשר היום עד שש" עדיף בהרבה על "נחזור בהקדם", כי על זה אפשר לסמוך. אם יש לכם קישור לקביעת שיחה, זה המקום לשים אותו, כי יש אנשים שלא אוהבים לחכות לטלפון.

ובסוף שאלה אחת שעונים עליה במילה או שתיים: איזה אזור, כמה חדרים, מתי נוח לדבר. היא עוזרת לכם להגיע מוכנים לשיחה, ובעיקר מזמינה אותו לענות.

ממה להיזהר

הטעות שאני רואה הכי הרבה היא הודעה ארוכה מדי. שלוש פסקאות על הניסיון, התעודות והפרויקטים, למישהו ששאל שאלה אחת. את כל זה תספרו בשיחה. ויש עוד כמה דברים שכדאי להשאיר בחוץ.

• שפה של משרד ממשלתי, בסגנון "לקוח יקר, פנייתך התקבלה במערכת ותטופל בהתאם". כתבו כמו שאתם מדברים.
• מחיר שנזרק בלי הקשר, כשהוא בעצם תלוי בפרטים. זה יכול לסגור את השיחה לפני שהתחילה.
• הבטחה שלא תעמדו בה. כתבתם חצי שעה? תחזרו תוך חצי שעה.
• הרבה סימני קריאה ואימוג'ים.

דוגמה

נגיד שאתם מתקינים מזגנים. לא צריך להעתיק, רק לשים לב איך זה בנוי:

"היי, כאן יוסי מ[שם העסק]. ראינו שהשארת פרטים לגבי התקנת מזגן, תודה! אני מתקשר אליך היום עד 18:00. כדי שאגיע מוכן, לאיזה חדר המזגן ובערך כמה מטרים החדר?"

ארבעה משפטים. ברור מי כותב ועל מה, כתוב מתי יתקשרו, ויש שאלה שקל לענות עליה. ההודעה יוצאת לבד ברגע שהפרטים נכנסים, ומה שנשאר לכם זה לחזור בזמן שהבטחתם. אם עונים אצלכם כמה אנשים, אפשר להסתפק בשם העסק. העיקר שזה יישמע כמו בני אדם, כי בצד השני באמת יש בני אדם.

עוד משהו קטן שעושה הבדל: פנייה שנכנסת בעשר בלילה או בשישי בצהריים לא צריכה לקבל "נחזור תוך שעה". שווה להכין גרסה נוספת לערב ולסוף השבוע, שאומרת בכנות "נחזור אליך מחר בבוקר", והמערכת כבר תבחר לבד לפי השעה. וכשהלקוח עונה, התשובה מגיעה אליכם כהודעה רגילה והשיחה ממשיכה ביניכם.

אם יש לכם כבר הודעה כזאת, תפתחו אותה עכשיו ותקראו אותה כאילו אתם הלקוח. הייתם עונים לה?

אנחנו כותבים את ההודעה הזאת יחד עם בעל העסק, בשפה שלו, ומחברים אותה לקמפיינים ולטפסים. אם תרצו שנעבור על ההודעה שלכם או נכתוב אחת חדשה, דברו איתנו בוואטסאפ.